اسکنر دستی نوعی دستگاه الکترونیکی برای اسکن اسناد و ذخیره‌ی آن‌ها به صورت دیجیتالی است. به عبارتی دیگر، شما با استفاده از این دستگاه بدون اینکه به پرینتر نیازی داشته باشید، برگه‌ی کاغذ یا کتاب خود را اسکن و آن را تبدیل به یک فایل pdf کنید. اگر تاکنون چنین چیزی را ندیده‌اید باید بگوییم یک اسکنر دستی در واقع فقط قابلیت اسکن یک دستگاه پرینتر چندکاره را دارد با این تفاوت که بسیار کوچک‌تر بوده و قابل حمل است.
اسکنر دستی چه قابلیت‌هایی دارد؟
حالا که با اسکنر دستی و کاربرد آن آشنا شده‌ایم، باید ببینیم چه قابلیت‌هایی دارد که باعث می‌شود مجاب شویم آن را به پرینتر معمولی ترجیح دهیم. نخست اینکه اسکنر دستی در مقایسه با اسکنر رومیزی که اغلب یکی از قابلیت‌های پرینترهای چندکاره است، اندازه‌ی کوچک‌تر و وزن بسیار کمتری دارد به گونه‌ای که کوچک‌ترین نمونه‌ی تولید شده از آن فقط به اندازه‌ی یک مداد است.
البته اسکنرهای دستی بسیار کوچک مثل مدل مدادی را برای اسکن خط به خط در نظر گرفته‌اند که کار کردن با آن به خاطر نیاز به تحرک زیاد می‌تواند برای اسکن کتاب‌ها و جزوات سنگین بسیار سخت باشد. اما اسکنرهای دستی در اندازه‌های بزرگ‌تر مثل اندازه‌ی عرض کتاب هم تولید شده‌اند که باعث می‌شود فرایند اسکن به مراتب ساده‌تر شود.
اندازه و وزن پایین اسکنر دستی کمک می‌کند شما در هر لحظه، در هر جایی که هستید بتوانید از آن استفاده کنید و یک برگه‌ی کاغذی فیزیکی را بدون زحمت به نسخه‌ی دیجیتالی تبدیل کنید. به همین خاطر اسکنر دستی طرفداران بسیار زیادی در میان کاربران به خصوص جامعه‌ی دانشجویان دارد.
مزیت دیگر این دستگاه در مقایسه با اسکنرهای بزرگ‌تر این است که شما نیاز به پریز برق و سیم و کابل ندارید چرا که اسکنرهای دستی باتری‌خور هستند و با شارژ باتری کار می‌کنند. این یعنی شما حتی در سفرهای خود هم بدون اینکه کوچک‌ترین نگرانی از بابت عدم دسترسی به برق داشته باشید می‌توانید از آن استفاده کنید.
اسکنر دستی همچنین یک نمایشگر کوچک هم برای کنترل یک سری موارد نظیر حالت‌های مختلف اسکن، میزان حافظه‌ی در دسترس و وضعیت اسکنر دارد که باعث می‌شود از داشتن یک نمایشگر ثانویه مثل کامپیوتر بی‌نیاز باشید. در نهایت هم کافی است اسکنر را روی نوشته‌ها یا سطح کتاب یا برگه حرکت دهید تا نوشته‌ها را برایتان اسکن و به یک فایل دیجیتالی قابل ویرایش تبدیل کند. فایل را بعدا در کامپیوتر می‌توانید ذخیره و از آن استفاده کنید.
علاوه بر این، به شما انعطاف پذیری ویرایش سند خود را قبل از چاپ می‌دهد. این اسکنر همچنین به ثبت اسناد مهم در فرمت دیجیتال کمک می‌کند که به آرشیو دیجیتال نیز معروف است. در این اسکنر اسناد فیزیکی را اسکن می‌کند و از تمام اسناد شخصی و تجاری، اسناد مهم، نامه‌ها، موافقت نامه‌ها، گواهینامه‌ها، اوراق مالیاتی و غیره کپی دیجیتالی می‌کند.
اسکنر بایگانی و آرشیو اسناد
در ادارات و شرکت ها روزانه اسناد و مدارک زیادی تولید می شود. بنابراین اسکنرهایی که باید برای اسکن پرونده در بایگانی استفاده شود باید دارای ویژگی های خاص باشد. به این نوع اسکنرهای بایگانی یا آرشیو گفته می شود. اسکنرهای بایگانی برای اسکن پرونده پرسنل، اسکن اسناد مالی، اسکن پرونده مدارک پزشکی، اسکن پرونده دانشجویان، اسناد حقوقی، مدارک فنی و… استفاده می شوند.
بهترین نوع اسکنر بایگانی باید به صورت فیدر باشد و توانایی اسکن دسته ای اسناد را داشته باشد. به طور کلی هر سازمانی برای ایجاد بایگانی الکترونیک و دیجیتال باید از اسکنر حرفه ای بایگانی استفاده نماید.
ویژگی های اسکنر اداری بایگانی و آرشیو
- دارای سرعت بالای اسکن
- اسکن کاغذ تا ابعاد A3 و بالاتر بر حسب نیاز سازمان
- قابلیت اسکن دورو
- امکان روتوش تصویر برای از بین بردن جای سوراخ و منگنه
- امکان پردازش تصویر OCR
- دارای سیستم قابلیت تغذیه خودکار (ADF)
- وضوح و رزولوشن (Resolution) بالا
- امکان انجام تنظیمات اسکن بایگانی (رنگی/سیاه سفید، پپسوند فایلها: Tiff. Jpg . pdf …)
- پر رنگ کردن متن ها و حذف رنگ
- اسکن هم زمان چند برگ
کاربردهای اسکنر چیست؟
اسکن انواع اسناد با اندازه‌های مختلف، ویژگی اصلی دستگاه‌های اسکن است؛ اما از مهمترین کاربردهای اسکنر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
آرشیو دیجیتال
این اسناد می‌تواند شامل فایل‌های آفیس، اوراق مالیاتی، موارد شخصی و بسیاری از انواع فایل‌های دیگر باشد، شما به راحتی می‌توانید با ایجاد PDF از همه آن فایلها، یک بایگانی دیجیتال داشته باشید و نام آن‌ها را تغییر دهید تا بتوانید هر زمان که نیاز دارید به راحتی هر فایلی را پیدا کنید. همچنین نرم افزار بایگانی اسناد بهترین ابزار برای ایجاد آرشیو دیجیتال می باشد.
ارسال مستقیم فایلها از طریق ایمیل
پس از ایجاد پی دی اف هر سند می‌توانید فایلها را مستقیماً از طریق ایمیل ارسال کنید و این یکی از ویژگی های مهم و جالب اسکنرها است.
اتصال اسکنر به نرم افزار اتوماسیون اداری
نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب و سایر نرم افزارهای اداری باید قابلیت اتصال به انواع اسکنرها را داشته باشند.
اتصال بی سیم
این یکی از ویژگی‌های دستگاه اسکنر است که می‌توانید به راحتی با همه دستگاه ها بدون سیم متصل شوید، همه دستگاه ها را از طریق وای فای یا مکانیزم‌های بی سیم دیگر متصل می‌کند و همچنین می‌توانید با گوشی هوشمند خود از آن استفاده کنید.
کپی کردن
یک اسکنر برای کپی کردن داده ها استفاده می‌شود، به این معنی که اگر به چندین نسخه از هر سندی نیاز دارید، می‌توانید چندین کپی با این دستگاه تهیه کنید، به عنوان مثال به عنوان پوستر، بروشورو اسناد دیگر. اسکنرها به ما امکان می‌دهند محتوای سند فیزیکی را با انتقال به کامپیئتر ویرایش کنیم.
انواع اسکنر عکس
اگر به طور خاص به دنبال اسکن تصاویر، عکس‌ها، عکس‌های قدیمی هستید، باید به سراغ اسکنرهای عکس که یکی دیگر از انواع اسکنر هستند، بروید، زیرا نتایج عالی را ارائه می‌دهند.
اگرچه سایر اسکنرها نیز می‌توانند تصاویر را اسکن کنند، اما نتایج به دست آمده از طریق اسکنرهای عکس از نظر عمق رنگ و همچنین زمانی که تعداد زیادی عکس برای اسکن وجود دارد بسیار برتر خواهد بود.
برخی از اسکنرها با نرم افزار ویرایش تصویر خود عرضه می‌شوند که بالاترین وضوح و پاک کردن عکس‌های قدیمی را ارائه می‌دهد، اما این اسکنر نسبت به انواع اسکنر دیگر کمی گران است.
نتیجه گیری
امیدواریم که بینش کافی در مورد اسکنر و انواع اسکنرهای موجود در بازار داشته باشید، اکنون انتخاب مناسب‌ترین اسکنر برای شما آسان خواهد بود.
اسکنر تخت یک اسکنر چند منظوره است و می‌تواند هم تصاویر و هم اسناد را اسکن کند، اما نیاز هر کدام متفاوت و خاص است.
بنابراین افراد باید قبل از خرید اسکنر برای نیازهای خود، مطمئن شوند که برای چه هدفی از اسکنر استفاده می‌کنید.