در ابتدای استفاده از نرم افزار های شرکتی تنها این برداشت از جانب سرپرستان می شد که CRM یک نرم افزار حسابداری است اما با گذشت زمان و گسترش این نرم افزار در کسب و کار ها افراد متوجه شدند که در شاخه های مختلفی این نرم افزار قابل استفاده بوده و حتی به یکی از منابع عظیم اطلاعاتی در هر شرکت تبدیل شده است. به طوری که هر دو نرم افزار حسابداری و CRMدر کنار هم بسیار برای شرکت و سازمان های مختلف کارآمد بوده و به عنوان یکی از نیاز های اصلی شمرده می شود.
اما یکی از مشکلات که باتوجه به آمار افراد زیادی از آن گله مند بودند ناتوانی در طبقه بندی ،ثبت و کنترل آنها در هر دو نرم افزار و به صورت مستقل می باشد. علاوه بر آن ،این فرایند بسیار زمان بر بوده و درصد ایجاد اشتباه در گزارش گیری و ثبت اطلاعات زیاد می باشد.
رفع مشکلات با حسابداری شرکتی در CRM
برای از بین بردن این مشکل مهم میتوان با یکپارچگی نرم افزار CRM و نرم افزار حسابداری به نتایج مطلوب دست پیدا کرد. با انجام این فرایند می توان روند چرخشی کارها و اتوماتیک سازی فعالیت های شرکتی را بهبود بخشید و ایجاد تغییراتی جدید را در روند کاری مشاهده نمود. فرض کنید در انجام فرایند کاری، تیم فروش باید ثبت و ذخیره نهایی پیش فاکتور را انتقال داده و همچنین برای پرداخت هزینه و تهیه گزارشات اقدامات لازم را انجام دهد.
برای انجام این اقدامات می توان با استفاده از دو نرم افزار به صورت یکپارچه و همزمان همه فرایند های گفته شده را در کمترین زمان ممکن انجام داده و بدون ایجاد خطا، ثبت و ذخیره اطلاعات صورت می گیرد، در حالی که در نرم افزار های غیر یکپارچه باید با ادغام و جمع آوری هر کدام از مطالب خروجی و به صورت دستی شده انجام شود که این کار علاوه بر دشواری های ممکن زمان زیادی را صرف می کرد.
مزایای حسابداری شرکتی در CRM
یکپارچگی بین این دو نرم افزار افزون بر امکانات مختلف در زمان برنامه نویسی و زمینه سازی در جهت ایجاد طراحی برای مدل های زیادی پیاده سازی و قابل اجرا می باشد که افزون بر برنامه نویسی CRM یک دید کلی می باشد. پس بیشتر برنامه نویسان و توسعه دهندگان در جهت پیشرفت محصولات، برای ارتباط بین این دو نرم افزار با ایجاد یک تیم تخصصی به صورت دقیق فعالیت می‌کنند همچنین نباید از این موضوع چشم پوشی کرد که ارتباط بین دو نرم افزار یک کار کاملاً تخصصی بوده و این فرایند ها به صورت زمان بر انجام شده و به سادگی نتیجه بخش نمی باشد.
باید توجه داشت که از موارد پر کاربرد در نرم افزار حسابداری شرکتی در CRM، بسیار متنوع و به صورت مشابه وجود دارد این موارد شامل نام محصول، واحدهای اندازه گیری، موجودیت محصولات، قیمت درج شده، تهیه پیش فاکتور و فاکتور ، اطلاعات مشتری ،میزان اعتبار آن و گردش حساب پرداختی مشتری می باشد. این موارد مشابه برای فرآیندهای کاری مانند اسناد و اطلاعات مشترک خواهد بود، ثبت و ذخیره در دو یا چند نرم افزار بسیار پرهزینه و زمان بر می‌باشد و انجام این روند بسیار اشتباه خواهد بود. زیرا افزون بر امکان ایجاد خطا در روندهای تکراری، ذخیره اطلاعات ممکن است با بی توجهی پرسنل فراموش شود.
در این شرایط کافی است که یکی از کارکنان با اطمینان کامل از وجود اطلاعات در نرم افزار دیگر از ذخیره یا کامل کردن پرونده به اطلاعات اجتناب کند با گذر زمان و مرور مجموعه مشاهده می شود که بسیاری از اطلاعات مخدوش و نا کامل بوده که نه میتوان به نرم‌افزار حسابداری مراجعه کرد و نه نرم افزار CRM قابل اطمینان خواهد بود.
یکپارچگی حسابداری شرکتی و نرم افزار CRM
یکپارچگی بین نرم افزار CRM و نرم افزار حسابداری شرکتی این امکان را خواهد داد که با یک بار ورود و ذخیره اطلاعات چرخه درست اطلاعات در بخش‌های مختلف سازمان و نرم‌افزارهای مختلف انجام شود. علاوه بر این در نرم افزار دیگر اطلاعات قابل مشاهده و دسترسی خواهد بود و در مراحل مختلف انجام کار به صورت تایید الکترونیکی توسط مسئول خود انجام می شود. مثلا زمانی که یک حسابدار علاوه بر مشاهده پیش فاکتور، می تواند برای ثبت آن به عنوان یک سند مالی، مرحله ای از مراحل گردش کار را در فرآیند فروش انجام دهد. میزان برقراری یکپارچگی بین نرم افزار حسابداری و CRMبه صورت کاملا نسبی می باشد و برقراری ارتباط بین دو نرم افزار در برنامه نویسی و پیش سازی متفاوت خواهد بود.
پس می توان گفت تنها محدودیت در یکپارچگی بین این دو نرم افزار در محدودیت های نرم افزار حسابداری می باشد به طوری که هر چه محدودیت این نرم افزار کمتر باشد فرایند یکپارچگی صحیح تر و بهینه تر صورت می گیرد. یکی از نرم افزار های بدون محدودیت که می توان نام برد اینتیگریشن می باشد که در اختیار سرپرستان شرکت قرار می گیرد و در تعیین کیفیت و نظم موثر تر خواهد بود.
انتخاب نرم افزار CRM دارای حسابداری شرکتی
برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری و یکپارچگی آن با CRM باید دست به یک انتخاب بی نقص زد. در برخی از شرکت ها می توان مشاهده کرد که سالیان طولانی از یک نرم افزار حسابداری برای انجام امور مالی استفاده کرده و با توجه به تحول در نرم افزار های سازمانی در تمام جهان تغییری در آن ایجاد نکردند. همچنین امکان استخدام یک مدیر و تیم فروش سبب می شود تا به نرم افزار CRM مجهز شوند.
البته باید این نکته توجه کرد که بکارگیری یک نرم افزار جدید CRMبا یک نرم افزار حسابداری قدیمی در جهت یکپارچگی در شرکت تقریبا امری غیر ممکن خواهد بود. پس اگر قرار است سرمایه گذاری در جهت نرم افزار های شرکتی صورت بگیرد باید زمینه مناسبی فراهم شود و به شکلی نباشد که از نرم افزار های پایین رده برای ارتباط با نرم افزار CRM استفاده شود زیرا یکی دیگر از نواقص این نرم افزار ها نداشتن قابلیت بروز رسانی می باشد.
بهترین نرم افزار CRM دارای حسابداری شرکتی
نرم افزارهای CRM متعددی در ایران تولید شده و در اختیار صاحبان کسب و کارها قرار گرفته است. اما یکی از بهترین نرم افزارهای CRM شناخته شده ی کاملا ایرانی نرم افزار CRM رکاما می باشد. به جرئت می توان گفت نرم افزار CRM یکی از معدود نرم افزارهایی می باشد که حسابداری شرکتی را بدون نقص و به صورت کامل دارا می باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت راهنمایی از کارشناسان رکاما می توانید با آن ها به صورت رایگان در ارتباط باشید.
امیدواریم توضیحات گفته شده برای شما مفید بوده و کمک ویژه ای در جهت انتخاب بهترین نرم افزار کرده باشد.